오피스 365 비즈니스 프리미엄, 원노트+아웃룩까지 시너지 폭발

MS오피스 하면 아마 대부분 MS워드, 엑셀, 파워포인트를 떠올릴 것이다. 하지만 업무용으로 자주 사용하는 이들 프로그램 못지 않게 아웃룩과 원노트를 활용하면 비즈니스 업무 효율을 더욱 높일 수 있다. 기업과 조직에 기본적으로 필요한 Office 프로그램부터 메일, 일정, 문서관리, 협업, 화상회의를 원스톱으로 제공하는 클라우드 서비스인 오피스 365 비지니스 프리미엄에서는 이 모든 프로그램을 이용할 수 있으니 더욱 편리하다. 

앞서 공간의 제약 없이 어디서든 업무가 가능하다는 점과 ISO를 비롯해 15대의 PC, 태블릿PC, 모바일에서 자유롭게 활용할 수 있다는 점을 포커스해 오피스 365 비지니스 프리미엄을 리뷰했는데 이번에는 오피스 365 비지니스 프리미엄에서 비즈니스에 활용하면 더욱 업무 능률이 오르는 원노트+아웃룩 활용법에 대해 알아보고자 한다. 

메모장은 가라, 아이디어 뱅크 원노트(OneNote)

사실 개인적으로 최근까지도 컴퓨터는 물론 스마트폰의 메모장을 즐겨썼다. 분명 사람들이 즐겨 쓰는 프로그램이기 때문에 스마트폰에도 기본 프로그램으로 채택된 것인데 사용해본 사람들은 알지만 한계가 존재한다. 

먼저 PC 메모장의 경우 작성 중에 PC가 갑자기 꺼지거나 오류로 재부팅 될 경우 메모가 전혀 백업되지 않고 증발해 버린다. 즉, 저장하지 않은 메모는 언제든 사라질 수 있다는 위험에 노출되어 있다. 스마트폰 메모장에 경우도 이동 중에 주로 작성하게 되는데 나중에 이를 옮겨적으려면 이 또한 일이다. (갤럭시 메모장은 텍스트 형식으로 공유기능이 있긴 하지만 굳이 내가 나에게 메일을 보내야 하는 번거로움이 따른다.)

 

반면에 원노트는 동일하게 디지털 필기장이지만 한층 더 유용하게 활용할 수 있다. 먼저 스마트폰 원노트에서 끄적인 아이디어를 바로 PC에서 확인하고 보완하듯 다양한 디바이스에서 동기화 되기 때문에 별다른 설정없이 바로 확인하고 문서작업을 할 수 있다.

회의가 끝나고 공유를 목적으로 다시 옮겨적지 않아도 된다. 드라마 《미생》에서 장그래가 그렇듯 보통 막내 직원들이 회의가 끝나면 회의록을 작성하는데 원노트가 있다면 어떻게 달라질까? 원노트 > 화이트보드 모드를 선택해 태블릿PC나 랩탑으로 사진을 찍으면 원노트가 화이트보드를 인식해 필요한 부분을 잘라내고, 명암을 조절해 글씨를 더욱 선명하게 만들어주기 때문에 바로 회의참석자들에게 공유할 수 있다.

원노트에 아웃룩 결합하면 업무효율은 두 배

오피스 365 비즈니스 프리미엄에서 아웃룩(Outlook)을 열면 최신버전인 아웃룩 2013 버전을 쓸 수 있는데 보다 깔끔해지고 전자 메일, 일정 및 연락처가 잘 보이도록 디자인되어 중요한 내용에 집중할 수 있다. 특히, 원노트와 아웃룩(Outlook)을 함께 사용하는 경우 업무효율은 배가 된다.

만약 회의 중 오늘 중으로 처리해야 할 일을 원노트에 기록해두었다면 추가 작업 버튼을 눌러 [오늘]을 선택하면 선택한 단락 앞에 플래그가 삽입된 것을 확인할 수 있다. 이후 아웃룩을 열어보면 아웃룩의 [할 일 모음] 영역에 오늘 해야 할 작업이 바로 등록되어 있다. 

회의가 끝나고 "내가 해야할 일이 뭐였지?"를 일일이 찾을 필요가 없고, 노트에서 바로 아웃룩과 연동해 주소록에 있는 사람에게 메일을 보낼 수 있는 등 함께 사용하면 직장인들에게 도움이 되는 경우가 많다.

최근 마이크로소프트(MS)는 iOS와 안드로이드 이메일 클라이언트인 어컴플리는 약 2억달러에 인수했다. 이는 그동안 한계에 있었던 아이폰용 아웃룩을 어컴플리의 모바일 통합 기술을 통해 범-운영체제 이메일 클라이언트로서 아웃룩 개발에 박차를 가할 것으로 보인다.

추가적으로 지메일이나 네이버/다음 등과 같은 외부 메일도 동시에 등록해 놓으면 아웃룩에서 모두 확인할 수 있다. 네이버와 다음 메일의 추가는 매우 쉬운 반면 지메일은 설정(가이드)에 잘 따라야 한다. 또한, 아웃룩은 비즈니스에 최적화 되어 있기 때문에 광고성 메일의 추가는 추천하지 않는다. 

직장인에게 시간은 돈이다. 중복된 작업을 줄이고 불필요한 단계를 건너뛸 수 있다면 당연히 업무의 효율로 이어진다. 그런 면에서 원노트와 이웃룩에 대한 직장인들의 관심이 꾸준히 늘고 있다. 다양한 디바이스에 동기화 되어 바로 확인할 수 있고, 원노트에서 메모한 것을 간단한 플래그 삽입으로 아웃룩으로 보내며 이를 클릭 한 번으로 답변 입력해 회신할 수 있으니 그야말로 시너지 폭발이다. 

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- 본 리뷰는 한국마이크로소프트로부터 제품 및 원고료를 제공 받아 작성된 글입니다. -