한국MS 오피스 탐방, 광화문 신사옥 1주년 업무효율의 비밀

한국 마이크로소프트(MS) 광화문 신사옥 탐방

사무공간을 어떻게 효율적으로 꾸밀 것인가?라는 명제는 수 많은 경영자들에게 언제나 반복되는 숙제일 것이다. 경영자는 아니지만 지난해 말 사무실 이전을 앞두고 자리 배치를 고민했던 나에게도 역시 어려운 숙제였다. 글로벌 기업을 비롯해 앞선 기업들의 사례를 벤치마킹 하며 고민을 거듭했지만 결국 기존 방식에서 탈피하지 못했다. 그 때 한국마이크로소프트(이하 한국MS)의 사례를 알았다면 어땠을까?(사실 당시 광화문 신사옥으로 이전하며 화제가 되었던 한국MS의 사례를 찾아봤지만 실현하기에는 현실의 벽이 너무 컸다.)

꼭 한번 가보고 싶었던 한국MS 오피스를 최근 MS Office 365 체험 활동으로 투어를 하게 되었다. 얼마 전 광화문 신사옥 이전 1주년을 맞아 기자간담회를 가지고 프리스타일 워크플레이스(FreeStyle Workplace)의 구축 성과를 발표한 터라 더 유익했던 시간이었다. 

회의실이 주로 많은 12층 입구 전경. 한국 마이크로소프트는 경복궁 앞 더케이트윈타워에 위치해 있으며 11층부터 16층까지 사용한다. 옛 한국일보 자리에 들어선 트윈타워 중 네모 반듯한 트윈타워이다. 1층에 카페 마마스가 있어 자주 가는 곳이기도 하다.

로비의 쾌적한 휴게 공간이 눈에 들어온다. 저녁 시간이라 직원들은 퇴근한듯 대부분 보이지 않았다. 구름 위에 뜬 사무실이란 애칭을 표현한 듯 구름 모양의 전등이 앙증맞다.

벽과 선이 없는 스마트 오피스

커피머신이 비치되어 있어 커피를 한 잔 내려 마셨다. 한국MS 오피스의 특징이라면 선이 보이지 않는다는 점. 스마트워크를 강조하는 스마트 오피스 컨셉에 맞게 인테리어에 반영한 것이라 했다. 한국MS는 강남시절에만 해도 파티션이 있고 여느 기업과 다르지 않았다 하는데 광화문으로 이사오면서 벽도 선도 없앴다.

한국MS는 사무실의 벽과 칸막이를 제거한 결과 회의실 수와 기타 협업 가능 공간이 기존 사무실보다 각각 3.2배, 2.7배 증가했다고 발표한바 있다.

소회의실부터 대회의실까지 다양한 인원을 수용할 수 있는 회의실들이 마련되어 있는데 대부분 chicago처럼 도시명으로 네이밍 했다. 보안이 필요한 통화나 화상회의를 할 수 있는 폰룸도 있다. 

여기서 의문 하나. 회의실이 많으면 예약하고 그것이 예약된 회의실인지 확인하는 것도 일이 된다. 우리 회사에도 회의실이 6개가 되다 보니 혼선을 빚을 때가 있다. 한국MS의 회의실을 보면 룸넘버 위에 스티커가 붙은 것을 볼 수 있는데 이것을 스캔하면 예약스케줄 일정을 알 수 있다고 한다. 이것 참 부러울 따름.

통유리 설치, 광화문 전망이 가장 아름다운 오피스

한국MS 오피스는 아름다운 전망으로도 유명하다. 빌딩 숲으로 숨 막히는 강남을 벗어나 한적한 경복궁과 광화문이 내려다 보인다. 통유리로 설치해 기자들 사이에서도 광화문 전망을 가장 아름답게 촬영할 수 있는 곳으로 손꼽힌다고 한다.

저녁에 방문하다 보니 광화문 야경이 내려다 보인다. 왼쪽으로는 대한민국역사박물관의 화려한 조명도 보인다. 이런 특급 전망을 보며 휴식하고 일을 할 수 있다는 건 테헤란로에서는 상상할 수 없는 정말 행복한 일이다. (사무공간에도 터치다운이라고 창을 통해 전망을 내려다 보며 업무를 볼 수 있는 공간이 있다)

▲ 회의실이 특이하다 했더니 직원들이 함께 게임을 즐길 수 있는 공간이라 한다.

다른 층의 공간도 벽과 선이 없고 어디서나 업무를 할 수 있도록 꾸며져 있다. 고궁의 느낌을 자아내는 포토월이 입구에서 시선을 끄는데 한국의 아름다움을 한껏 고려한 느낌이다.

'프리스타일 워크플레이스' 공간-사람-기술의 조화

한국MS가 광화문 신사옥으로 이전하면서 추진한 프리스타일 워크플레이스란 무엇일까? 기존에 표방한 기술 중심의 스마트 오피스를 넘어서 공간과 사람을 함께 고려한 업무공간을 의미한다고 한다. 즉, 고정된 자리 없이 개인의 업무 스타일에 맞춰 폰룸, 미팅룸, 포커스 룸 등 최적화된 공간을 선택해 일할 수 있는 사무실 환경이다.

아쉽게도 사무 공간은 촬영이 제한되어 카메라에 담을 수 없었지만 직원들의 책상은 텅 비어 있었다. 있는 것이라곤 공통적으로 모니터와 키보드 그리고 마우스뿐. 마치 외근직이 대부분인 영업사무실을 보는 듯 했다. 한국MS에서는 내 직책과 소속은 있지만 자리는 없다. 자신의 자리가 없다는 것은 한편으로는 불안하고 서글픈 현실이다. 우리는 지금까지 말단에서 지위가 올라갈 수록 책상의 변화도 함께 느꼈었다.

하지만 한국MS에서는 먼저 출근한 사람에게 책상의 선택권이 있다. 사실 언제 어디서든 업무를 볼 수 있는 환경을 구축했기 때문에 자리에 의미가 크지 않다고 한다. 그 배경에는 디지털 유목민이라 불리는 완벽한 모바일 업무 기반에 있다. 서피스 하나만 가지고 어디서든 업무를 볼 수 있는 것이다.

입구에서 본 사물함이 개인의 짐을 보관할 수 있는 용도이다. 사물함에는 아빠 힘내라는 아이들의 앙증맞은 글씨와 그림이 눈에 띈다. 뭐, 이런 사무실이 국내에 없었던 것은 아니다. 여러 기업들이 시도했고 그리고 한국 정서에 맞지 않는다고 다시 예전으로 돌아가기도 했다.

그럼, 한국MS는 어떨까? 서피스를 USB에 연결하는 순간 내 위치가 공유된다. 한마디로 부하직원이 어디서 짱박혀 일하는지 알 수 있고 반대로 상사가 어디에 위치해 있는지도 알 수 있다. 근데... 업무하기에는 오히려 불편하지 않을까? 혹은 회의가 잦아지진 않을까?

먼저 링크(Lync)를 업무에 대한 담당자와 대화를 할 수도 있고 그룹으로 회의도 할 수 있다. 링크 사용법에 대한 시연을 보여주었는데 우리가 보통 메신저를 통해 업무 전달을 하며 느껴던 한계를 모두 해결한 기분이었다. 각자 모이지 않아도 동일한 화면을 보며 화상회의를 하고 공동으로 문서작업도 가능하다. 링크로 전화까지 가능하다니 뭐 업무가 샐 틈이 없다.

직원 간의 대화가 늘면 일의 효율도 높아진다

두 번째는 한국MS 오피스 인테리어 비밀에 있었다. 위와 같은 로비는 아니지만 업무공간 중간에 휴게공간을 두어 직원들이 오가며 자주 부딪히게 만들었다. 실제 한국MS는 직원들의 동선이 자연스럽게 겹치도록 공간을 디자인한 결과 하루 평균 열리는 회의 횟수가 3∼5회까지 부쩍 늘고 협업하는 시간이 기존보다 약1.5배 올랐다고 했다.

최근 구글과 자포스도 의도적으로 이러한 시도를 한다고 널리 알려졌다. 구글은 직원들이 2분30초 안에 서로에게 다가갈 수 있도록 새 사옥을 지은바 있고 자포스는 직원들의 친밀감을 위해 일부러 휴게공간을 작게 만들고 구름다리를 만들어 출근길에 대면하다록 했다.

직원들이 서로 부딪히고 대화가 늘면 어떻게 될까?

미국 미시간대학교 연구진은 172명의 과학자를 관찰한 결과, 같은 빌딩에서 근무하며 일상 업무 공간이나 동선이 겹치는 과학자들이 공동 연구를 할 가능성이 더 크다고 발표했다.

정해진 자리 없이 어디서나 무선으로 업무가 가능한 오피스. 이제 1년 되었지만 확실한 건 앞으로 국내에도 IT기업을 필두로 한국 마이크로소프트와 같은 기업들이 많이 늘어날 것이다. 이러한 업무 환경의 기반이 된 링크(Lync)를 비롯해 비즈니스 MS 오피스 365를 사용해 보고 있는데 상당히 업무 효율을 높이는 기능들이 많다. 시간나는대로 그에 대한 이야기를 이어서 해볼까 한다.

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